Fahrtenbuch in der Fuhrparkverwaltung

Fahrtenbuch im Fuhrpark

Möglichkeiten und Vorteile des Fahrtenbuchs im Fuhrparkmanagement

Das Fahrtenbuch ist der Ort, an dem eine genaue Aufzeichnung aller Fahrten, sowohl für den privaten als auch für den beruflichen Gebrauch, geführt wird. Doch was genau ist ein Fahrtenbuch, welche Möglichkeiten bietet es und wie genau kann es eingesetzt werden? Im Folgenden werden wir einen umfassenden Blick auf das Fahrtenbuch werfen, das alle wesentlichen Informationen enthält.

Ein Fahrtenbuch ist ein Buch, in dem eine Übersicht über private und berufliche Fahrten, die Anzahl der Fahrten, die zurückgelegte Strecke und die damit verbundenen Kosten festgehalten werden können. Ohne ein solches Fahrtenbuch können Unternehmen ihren Mitarbeitern zwar Firmenwagen zur Verfügung stellen, haben aber keine Kontrolle mehr über die Fahrten, die die Mitarbeiter unternehmen.

In diesem Fall wird eine genaue Abrechnung schwierig, vor allem für Unternehmen, die einen großen Fuhrpark betreiben. In vielen Fällen ist es jedoch sinnvoll, die einzelnen Fahrten den jeweiligen Kosten genau zuzuordnen, um so eine genauere Kontrolle über die entstandenen Kosten zu erhalten. Der Einsatz eines elektronischen Fahrtenbuchs wird immer beliebter, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Qualität der Kontrolle insgesamt zu verbessern. Wir werfen einen genaueren Blick auf die Möglichkeiten und Vorteile, die das Führen eines Fahrtenbuchs mit sich bringt, aber auch auf die möglichen Hindernisse, die es zu beachten gilt.

Was genau ist ein Fahrtenbuch für den Fuhrpark?

Ein Fahrtenbuch für das Fuhrparkmanagement kann so modifiziert werden, dass es vom Fahrer immer dann genutzt wird, wenn ausreichend Zeit zur Verfügung steht. Die Aufzeichnung der Fahrten des Fuhrparks bietet eine Reihe von Vorteilen, denn ohne diese Aufzeichnung lassen sich die mit dem Fahrzeug verbundenen Kosten nicht genau bestimmen. Daher sollte jedes Fahrzeug des Fuhrparks über ein Fahrtenbuch verfügen, das als Methode zur Aufzeichnung der Fahrten dient, um die Benzinkosten und die gefahrenen Kilometer zu ermitteln. Ohne eine solche Aufzeichnung gibt es keine Möglichkeit, die Kosten dem Fahrzeug genauer zuzuordnen. Trotz der Tatsache, dass es andere Möglichkeiten gibt, Fahrten zu planen, helfen Tankkarten bei der Abrechnung, aber der Dokumentation fehlen noch einige Informationen. Daher ist das Fahrtenbuch im Fuhrpark nützlich, um festzustellen, welche Fahrten im Namen des Unternehmens durchgeführt werden.

Möglichkeiten zur genauen Aufzeichnung jeder einzelnen Fahrt

Der Umgang mit dem eigenen Fahrtenbuch mag auf den ersten Blick für den Fahrer nicht die angenehmste Sache der Welt sein. Die traditionelle Art der Dokumentation in Form von handschriftlichen Notizen oder einer in Excel erstellten Tabelle ist in diesem Zusammenhang nicht besonders reizvoll. Zum Glück gibt es heute moderne Möglichkeiten. Die Aufzeichnung der Fahrten trägt zu einer genaueren Buchführung bei.

Außerdem ist es vor allem für Unternehmen, die einen Lieferservice oder andere ähnliche Geschäftsmodelle haben, von Vorteil, die mit den Fahrten verbundenen Kosten genau zu kennen. Das Gleiche gilt für die Gesamtzahl der Fahrten und den prozentualen Anteil der Zeit, die mit dem Fuhrpark verbracht wird. Mit dieser Methode können die Kosten sowohl pro Fahrt als auch pro Kilometer berechnet werden.

Dies trägt zur Genauigkeit der Berechnung bei. Ohne diese Daten wäre es äußerst schwierig, wenn nicht gar unmöglich, genaue Kosten zu ermitteln oder eine plausible Berechnung vorzunehmen. Die Berechnung des Gewinns sowie der angefallenen Kosten und der Kosten, die den Produkten oder Dienstleistungen zugeordnet wurden, wird dadurch vereinfacht. Oder zumindest weniger schwierig, als es ohne die Möglichkeit, jede Reise genau zu verfolgen, der Fall wäre.

Warum führen so viele Unternehmen keine Aufzeichnungen über die Fahrten ihrer Mitarbeiter?

Zum einen fehlt die Zeit, um eine solche Dokumentation einzuführen und auszuwerten. Zum anderen sind die technischen Voraussetzungen häufig noch nicht gegeben. Eine handschriftliche Dokumentation ist nicht nur schwierig zu realisieren, sondern auch zeitaufwändig. Außerdem ist das Führen eines solchen Logbuchs sinnlos, wenn es nicht anschließend geprüft und bewertet wird.

Welche Arten von Informationen werden im Fahrtenbuch festgehalten?

Das Fahrtenbuch sollte Einträge zu folgenden Informationen enthalten: Abfahrtsdatum, Abfahrtsort, Name des Fahrers und Zweck der Fahrt. Außerdem müssen die Ankunftszeiten festgehalten werden. Damit das Fahrtenbuch als gültig angesehen werden kann, müssen alle Eintragungen so bald wie möglich nach der Fahrt vorgenommen werden. Aus diesem Grund kann das Führen eines handschriftlichen Eintrags eine Herausforderung sein. Bitte beachten Sie außerdem, dass handschriftliche Eintragungen mit einem Bleistift zu keiner Zeit zulässig sind.

Wechsel auf elektronisches Fahrtenbuch

Es reicht nicht aus, sich allein auf ein technisches System zur direkten elektronischen Aufzeichnung der Fahrten zu verlassen. Vielmehr ist es zwingend erforderlich, dass neben dem Bewegungsprofil auch die Gründe für die Fahrt zeitnah aufgezeichnet werden.

Das Niedersächsische Finanzgericht kam in seinem Urteil zu dem Ergebnis, dass elektronische Fahrtenbücher aus verschiedenen Gründen nicht anerkannt werden sollten. Die Klage eines selbständigen Unternehmers, der elektronische Fahrtenbücher für mehrere Wohnmobile führte, wurde kürzlich vom Finanzgericht Münster aus verschiedenen Gründen als weitgehend unbegründet abgewiesen.

Sowohl elektronische Fahrtenbücher als auch Fahrtenbücher in Papierform mit handschriftlichen Eintragungen sind gleichwertig

Wenn mit einem elektronisch geführten Fahrtenbuch die gleichen Ergebnisse erzielt werden können wie mit einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch, wird das elektronische Fahrtenbuch anerkannt. Der Ausdruck elektronischer Aufzeichnungen setzt voraus, dass eine nachträgliche Änderung der aufgezeichneten Informationen technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert ist (BMF, Schreiben vom 4. April 2018, BStBl 2018 I S. 592).

In einem erst kürzlich entschiedenen Fall hatte der Arbeitgeber einen Dienstwagen mit einer sogenannten Telematiklösung ausgestattet, die unter anderem ein „elektronisches Fahrtenbuch“ beinhaltete (FG Niedersachsen, Urteil vom 23. Januar 2019, 3 K 107/18). In der Hardware ist ein GPS-Empfänger enthalten. Er übermittelt jeweils den aktuellen Standort über das Mobilfunknetz und zeichnet die Bewegungsdaten auf einem zentralen Server auf, um eine elektronische Version des Fahrtenbuchs zu erstellen. Ein individueller Fahrtzweck kann vom Nutzer eingegeben oder in Form eines vordefinierten Fahrtzwecks in der Software einer aufgezeichneten Fahrt zugeordnet werden. Diese Zuordnungen können nach der Ersterfassung noch beliebig vom Benutzer verändert werden. Der Anwender kann aber auch einen so genannten frei definierbaren „Zeitraum“ (z.B. eine Woche oder einen Monat) im Programm „abschließen“, so dass die Daten nach dem „Abschließen“ nicht mehr verändert werden können.

Die Lohnsteuer-Außenprüfung des Finanzamtes hat im Rahmen einer Betriebsprüfung die Fahrtenbücher des Klägers u.a. aufgrund von Abweichungen bei den Kilometerständen im Rahmen von Werkstattbesuchen der Fahrzeuge als nicht ordnungsgemäß beanstandet. Dies geschah während der Prüfung.

Fahrtenbuch Kosten

Die Verpflichtung zum Führen eines Fahrtenbuchs ist mit einigen Kosten verbunden. Die Nichteinhaltung der Fahrtenbuchpflicht kann ein Bußgeld von etwa fünfzig Euro nach sich ziehen. Wird das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt oder die Vorschrift missachtet, wird für diesen Verstoß ein zusätzliches Bußgeld aus dem Bußgeldkatalog fällig. Wer seine Tätigkeiten gewissenhaft in das Fahrtenbuch einträgt, kann also Kosten sparen.

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